LSU ACM INDONESIA MENGINFORMASIKAN TENTANG PEMBERIAN, PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN SERTIFIKAT

 

INFORMASI PEMBERIAN SERTIFIKAT AWAL

LSU ACM Indonesia membuat keputusan sertifikasi berdasarkan pada evaluasi temuan audit dan kesimpulan audit serta informasi temuan lainnya.

Informasi yang diberikan dalam keputusan sertifikat mencakup:

  • Laporan audit

  • Keterangan pada ketidaksesuaian, dan jika ada tindakan perbaikan yang dilakukan oleh pelanggan

  • Konfirmasi tentang informasi yang disediakan oleh LSU ACM Indonesia yang digunakan dalam pengkajian permohonan

  • Rekomendasi diberikan/tidak diberikannya sertifikat serta setiap kondisi atau observasi

 

PEMBEKUAN DAN PENCABUTAN SERTIFIKAT

  1. Informasi tentang proses pembekuan Sertifikat
    1. Bagian Penjadwalan mengirimkan surat konfirmasi jadwal audit surveilan kepada PIC klien/perusahaan untuk melaksanakan surveilan sebelum jatuh tempo. (3 bulan sebelum tanggal jatuh tempo)
    2. Bagian Penjadwalan melakukan follow up kepada klien/perusahaan melalui email/telepon/visit ke klien terkait jadwal audit surveilan.
    3. LSU ACM hanya menanggapi penerimaan konfirmasi jadwal audit dari klien/perusahaan yang disampaikan secara tertulis dan resmi.
    4. LSU ACM akan melakukan pembekuan jika klien/perusahaan tidak menanggapi konfirmasi jadwal audit dan tidak melakukan audit surveilan minimum 6 bulan dan maksimum 1 tahun.
    5. LSU ACM akan mengirimkan surat pembekuan tersebut kepada klien/perusahaan yang diketahui oleh wakil manajemen dan Direktur Utama.
    6. Jika klien akan melakukan audit surveilan setelah surat pembekuan di berikan, maka akan di lakukan pemulihan status sertifikasi dengan mengirimkan surat konfirmasi aktif dan di tampilkan di web LSU ACM.

 

  1. Informasi tentang proses Pencabutan Sertifikat
    1. Bagian penjadwalan mengirimkan surat reminder untuk klien sebelum pencabutan sertifikat kepada PIC klien/perusahaan
    2. Jika tidak mendapatkan respon dari klien/perusahaan melalui email/telepon/visit ke klien terkait hal tersebut, maka LSU ACM akan memberikan surat withdraw/pencabutan kepada klien
    3. LSU ACM hanya menanggapi penerimaan konfirmasi surat pencabutan dari klien/perusahaan yang disampaikan secara tertulis dan resmi.
    4. LSU ACM akan melakukan penarikan sertifikat max. 7 hari kerja setelah surat diberikan dan ditanggapi oleh klien/perusahaan.

 

  1. Penyelesaian Pemulihan Sertifikat
    1. Penyelesaian  dilakukan maksimum 3 (tiga) hari kerja setelah menerima surat dari klien untuk tetap melanjutkan audit surveilan. klien akan dihubungi apabila ada hal-hal yang dirasa perlu untuk disampaikan menyangkut melanjutkan audit surveilan.
    2. Pemulihan/ pengaktifan status sertifikat akan dirubah jika sudah melakukan audit surveilan selambatnya 3 hari kerja.
    3. Wakil Manajemen bertanggung jawab melakukan verifikasi.
    4. Kegiatan verifikasi dan hasilnya dicatat pada Laporan Ketidaksesuaian

 

KELUHAN DAN BANDING

 

  1. Penerimaan Keluhan dan Banding
  1. Penerimaan keluhan dan banding disampaikan ke Direktur Utama
  2. Untuk Pengajuan keluhan dan banding, LSU ACM meminta klien atau perusahaan untuk mengisi Formulir Keluhan atau Banding
  3. LSU ACM hanya menanggapi keluhan dan banding yang disampaikan secara tertulis dan resmi.

 

  1. Tanggapan Resmi LSU ACM
  1. Business Manager bertanggung jawab segera memberikan jawaban bahwa keluhan atau banding akan segera ditangani dan yang bersangkutan akan dihubungi apabila ada hal-hal yang dirasa perlu untuk disampaikan menyangkut keluhan atau banding tersebut.
  2. Business Manager menyampaikan informasi keluhan atau banding kepada Wakil Manajemen

 

  1. Penyelesaian Keluhan
  1. Penyelesaian keluhan dilakukan maksimum 3 (tiga) hari kerja setelah keluhan diterima
  2. Wakil Manajemen bertanggung jawab melakukan verifikasi.
  3. Kegiatan verifikasi dan hasilnya dicatat pada Laporan Ketidaksesuaian

 

  1. Penyelesaian Banding
  1. Penyelesaian banding dilakukan maksimum 14 (empat belas) hari kerja setelah banding diterima.
  2. Wakil Manajemen bertanggung jawab melakukan verifikasi dengan cara memeriksa rekaman audit dari auditor terkait
  3. Kegiatan verifikasi dan hasilnya dicatat pada Laporan Ketidaksesuaian
  4. Apabila banding dikabulkan, wakil manajemen bertanggung jawab merevisi status sertifikasi dan melakukan tindakan perbaikan
  5. Apabila banding ditolak, wakil manajemen menyiapkan bukti-bukti yang akan disampaikan kepada yang bersangkutan

 

  1. Keputusan Keluhan dan Banding
    1. Berdasarkan hasil verifikasi terhadap keluhan dan hasil keputusan terhadap banding. Direktur Utama menyampaikan jawaban resmi kepada yang bersangkutan yang mencakup keputusan dan tindakan LSU ACM.